Briefing

25 März 2020

Home Office und BYOD in Zeiten von Covid-19 – Leitlinien für Mitarbeiter

In den vergangenen Wochen mussten viele Unternehmen große Teile ihrer Belegschaft im Rahmen der Maßnahmen zur Verhinderung der weiteren Ausbreitung der Covid-19-Pandemie ungeplant und zumeist unvorbereitet auf unabsehbare Zeit ins Home Office schicken.

Abgesehen von den damit einhergehenden erheblichen praktischen Problemen (u.a. IT-Kapazitäten, Bereitstellung von Hardware, neue Formen der Abstimmung und Zusammenarbeit) verfügen nicht alle Unternehmen über Regularien, die die rechtlichen Rahmenbedingungen der Arbeit im Home Office und – sofern erforderlich – die Nutzung eigener Hard- und Software des Mitarbeiters (Bring Your Own Device - BYOD) festlegen. Der Abschluss umfassender Home Office- und BYOD-Vereinbarungen mit jedem einzelnen Mitarbeiter ist in der momentanen Situation kaum realisierbar. Dennoch ist es sinnvoll und erforderlich, den Mitarbeitern für die neue Arbeitssituation einige Regeln mitzugeben.

Mit den folgenden Leitlinien soll – ohne Anspruch auf Vollständigkeit – ein Überblick über die aus unserer Sicht wichtigsten und unter Berücksichtigung der momentanen Lage (weitestgehend) realisierbaren Aspekte gegeben werden. Dies schließt natürlich das Erfordernis der Anpassung einzelner Vorschläge an anderslautende Regelungen im Unternehmen nicht aus. Ratsam ist unserer Erfahrung nach zudem eine Abstimmung mit der IT, um die aus dortiger Sicht unerlässliche Sicherheitsvorkehrungen und -standards zu ergänzen.
Natürlich kann sich auch die Umsetzung der im Folgenden genannten Punkte in Einzelfällen schwierig gestalten. Wir halten es trotzdem für empfehlenswert, bei den Mitarbeitern auf diese Weise ein Bewusstsein zu schaffen, einen Beitrag für eine möglichst sichere Gestaltung der Arbeit im Home Office zu leisten.


Arbeitsplatz

• Erledigen Sie Ihre Arbeit ausschließlich von zu Hause, nicht etwa im Freien, z.B. in Parks.
• Nutzen Sie kein öffentliches ungesichertes WLAN für Ihre Arbeit.
• Arbeiten Sie nach Möglichkeit zu Hause in einem eigenen, abschließbaren Raum. Wenn dies nicht möglich ist, richten Sie sich einen separierten Arbeitsplatz ein.
• Räumen Sie nach dem Ende Ihrer täglichen Arbeit sämtliche Unterlagen auf („clean desk“)
  
  
  

Geheimnis- und Datenschutz

• Schützen Sie auch im Home Office geschäftliche Unterlagen, Daten und Informationen vor dem unbefugten Zugriff Dritter.
• Drucken Sie möglichst wenig aus bzw. produzieren Sie möglichst wenig Papier. Entsorgen Sie berufliche Unterlagen nicht im Hausmüll, sondern heben Sie diese auf, damit diese nach Rückkehr im Büro sicher entsorgt werden können.
• Sofern Sie mit weiteren erwachsenen Personen in einem Haushalt leben, sollten bei deren Anwesenheit Telefonate stets von einem anderen Raum aus und nicht über Lautsprecher geführt werden.
• Gewähren Sie keiner anderen, einschließlich der mit Ihnen im Haushalt lebenden Personen Zugriff auf die vom Unternehmen zur Verfügung gestellten Geräte und Unterlagen.
• Ihre datenschutzrechtlichen Pflichten zum Umgang mit personenbezogenen Daten gelten selbstverständlich auch bei einer Tätigkeit im Home Office.
  
  
  

IT-Sicherheit

• Falls Sie ein privates Endgerät für Ihre Arbeit im Home Office nutzen, sollte dieses mit einem Passwort entsprechend der Empfehlungen des BSI geschützt sein.
• Alle erforderlichen und empfohlenen (Sicherheits-)Updates für das Betriebssystem und die Anwendungen sollten – auch bei der Nutzung von Privatgeräten – installiert werden.
• Laden Sie auf der von dem Unternehmen zur Verfügung gestellten Hardware keine nicht durch das Unternehmen autorisierten Programme, Anwendungen o.ä. ohne Rücksprache mit der IT herunter. Schützen Sie sich weiterhin vor betrügerischen bzw. schädlichen Programmen und Phishing-Mails.
• Nutzen Sie für die Speicherung oder Weitergabe von betrieblichen Informationen keine privaten, nicht durch das Unternehmen autorisierten Speichermedien (USB-Stick etc.).
• Kommunizieren Sie mit Kollegen, Kunden etc. nur über sichere Kanäle.
• Informationen, die Sie im Rahmen Ihrer beruflichen Tätigkeit erlangen, dürfen nicht über private E-Mail-Konten verschickt oder weitergeleitet werden.
• Sofern ein privates Endgerät, das Sie für Ihre berufliche Tätigkeit nutzen, gestohlen wird, verloren geht oder sonst kompromittiert (z.B. gehackt) wird, sollten Sie die IT-Abteilung hiervon unverzüglich in Kenntnis setzen.
  
  
  

Arbeitszeit

• Beachten Sie auch im Home Office jederzeit die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes und Ihrer betrieblichen Regelungen zur Arbeitszeit, insbesondere zu Pausenzeiten und Ruhezeit.
• Sofern keine automatische Zeiterfassung möglich ist, dokumentieren Sie möglichst Ihre tägliche Arbeitszeit.
• Überstunden dürfen nur nach Anordnung bzw. mit Zustimmung des Vorgesetzten geleistet werden.
• Die Lage Ihrer Arbeitszeit ist grundsätzlich dieselbe wie bei einer Anwesenheit im Betrieb. Sollten Sie dies aus persönlichen Gründen nicht gewährleisten können, sprechen Sie dies mit Ihrem Vorgesetzten ab.
  
  
  

Sofern vorhanden sollte natürlich auf bestehende Betriebsvereinbarungen und/ oder Guidelines zu den Themen Home Office und BYOD verwiesen werden und die Konformität der zuvor genannten Leitlinien mit diesen internen Regeln geprüft werden. Sofern bislang noch keine Abstimmung mit dem Betriebsrat erfolgt ist, sind die diesbezüglichen Informations- und Mitbestimmungsrechte zu berücksichtigen.

In den meisten Fällen dürften keine individuellen Vereinbarungen mit den Mitarbeitern über die Arbeit im Home Office geschlossen worden sein und damit auch keine Regelungen zur Beendigung dieser Form der Erbringung der Arbeitsleistung. Aus diesem Grunde könnte die Aufnahme eines Hinweis sinnvoll sein, dass es sich bei der derzeitigen Erbringung der Tätigkeit aus dem Home Office um eine Sondersituation handelt und das Unternehmen damit behördlichen Empfehlungen folgt, hieraus aber kein genereller Anspruch auf eine Tätigkeit im Home Office nach Ende der Krisenlage erwächst. Auch wenn dies eine Vereinbarung nicht ersetzt, dürfte ein solcher Hinweis in einem späteren Streitfall jedenfalls helfen, einen Vertrauenstatbestand auf Seiten des Mitarbeiters zu verneinen.

Die Themen Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit werden im Rahmen dieses Beitrags nicht behandelt. Hierzu werden wir in Kürze eine separate Stellungnahme veröffentlichen. Weitere Informationen zum Thema Home Office in Zeiten von Covid-19 finden Sie unter http://knowledge.freshfields.com/de/global.